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PUBLICACIÓN
La digitalización de actuaciones notariales y registrales
23 de mayo, 2023
Mediante Ley 11/2023, de 8 de mayo (publicada en el BOE de 9 de mayo), se ha traspuesto en nuestro ordenamiento, entre otras, la Directiva (UE) 2019/1151 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 20 de junio de 2019, por la que se modifica la Directiva (UE) 2017/1132 en lo que respecta a la utilización de herramientas y procesos digitales en el ámbito del derecho de sociedades, introduciendo cambios significativos en la Ley del Notariado, Código de Comercio, Ley Hipotecaria y Ley 24/2001, de 27 de diciembre, de Medidas fiscales, administrativas y del orden social, para posibilitar la realización de determinadas actuaciones notariales y registrales de manera telemática, sin que sea necesaria la presencia física de los otorgantes o interesados. También se modifica la Ley de Sociedades de Capital para posibilitar la constitución de sociedades de responsabilidad limitada mediante aportaciones dinerarias por un procedimiento enteramente en línea, que hemos analizado en una nota separada.
A continuación se resumen las principales novedades introducidas en las citadas leyes.
(i) Ley del Notariado (entrada en vigor el 9 de noviembre de 2023)
— Se regula el protocolo electrónico notarial, en el que tendrán reflejo informático las matrices de los instrumentos públicos. Se regula asimismo la sede electrónica notarial, general y única a nivel nacional, donde tendrán lugar todos los servicios digitales notariales, correspondiendo al Consejo General del Notariado su titularidad, desarrollo, gestión y administración.
— Se crea un índice único informatizado que dependerá del Colegio General del Notariado, con la agregación de los índices informatizados de los documentos protocolizados e intervenidos por cada notario. Corresponderá al Colegio General del Notariado la notificación a las administraciones tributarias de la información contenida en el índice único informatizado con trascendencia tributaria.
— Los notarios podrán expedir a través de la sede electrónica notarial copias autorizadas con su firma electrónica cualificada bajo las mismas condiciones que las copias en papel, así como copias simples electrónicas con mero valor informativo.
— Los siguientes actos y negocios jurídicos podrán otorgarse y autorizarse notarialmente por videoconferencia y mediante firma electrónica cualificada, a través de la sede electrónica notarial: a) pólizas mercantiles, b) constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles, así como el otorgamiento de cualquier otro acto societario, siempre que en caso de contener aportaciones de los socios al capital social sean dinerarias, c) poderes de representación procesal (excepto poderes generales o preventivos), d) revocación de poderes (excepto los generales preventivos), e) cartas de pago y cancelaciones de garantías, f) actas de junta general, g) testimonios de legitimación de firmas, h) testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento, i) declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal, j) conciliación y k) aquellos actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente.
— Mediante comparecencia electrónica los interesados podrán realizar determinadas actuaciones, tales como aportar antecedentes para una posterior autorización de un documento notarial, otorgar electrónicamente determinados actos o negocios jurídicos, solicitar copias simples o autorizadas y solicitar que se identifiquen determinados documentos notariales en los que han intervenido.
— En cada Colegio Notarial se formará un Archivo General de Protocolos en el que se custodiarán de manera ordenada aquellos protocolos y libros registros de operaciones mercantiles y libros indicadores, que cuenten con una antigüedad de, al menos, cinco años.
— Los sistemas electrónicos notariales serán interoperables con los sistemas de la Administración de Justicia para el cumplimiento de las disposiciones previstas en las leyes procesales.
(ii) Código de Comercio (entrada en vigor el 9 de mayo de 2024)
El Registro Mercantil asegurará la interconexión con la plataforma central europea en la forma que se determine reglamentariamente, que permitirá el intercambio de determinada información sobre sociedades.
(iii) Ley Hipotecaria (entrada en vigor el 9 de mayo de 2024)
— Se regula una sede electrónica general y única a nivel nacional, cuya titularidad, desarrollo, gestión y administración corresponderá al Colegio de Registradores de la Propiedad Mercantiles y de Bienes Muebles de España, a través de la que se podrá presentar, tramitar y acceder a toda la información y a los servicios registrales disponibles.
— Todas las comunicaciones con ciudadanos y organismos se realizarán preferentemente por vía telemática. Todas las personas físicas y jurídicas podrán relacionarse directamente con el Registro de la Propiedad y con el Registro Mercantil y de Bienes Muebles por medios electrónicos y así podrán presentar documentos, obtener certificaciones electrónicas de los documentos que formen parte de procedimientos registrales en los que tengan la condición de interesado, solicitar información de cuantas vicisitudes afecten a sus derechos inscritos, realizar consultas, formular solicitudes, manifestar consentimientos, efectuar pagos, y recurrir los actos registrales de acuerdo con lo dispuesto en esta ley.
— Las resoluciones y certificaciones registrales, y en general cualquier documento que deba ser firmado por el registrador, así como los asientos electrónicos, se firmarán con su firma electrónica cualificada.
— La publicación de actos y comunicaciones que, por disposición legal o reglamentaria deban efectuar los registradores en tablón de anuncios o edictos, se realizará a través de la sede electrónica del Colegio de Registradores de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles de España.
— Se crea una base de datos auxiliar para la gestión registral y un repositorio electrónico con información actualizada de las fincas.
— Los sistemas electrónicos registrales serán interoperables con los sistemas de la Administración de Justicia para el cumplimiento de las disposiciones previstas en las leyes procesales.
(iv) Ley 24/2001, de 27 de diciembre de Medidas fiscales, administrativas y del orden social (entrada en vigor el 9 de mayo de 2024)
— Se regula la utilización por los registradores de sistemas de videoconferencia para el ejercicio de sus funciones públicas.
— Los interesados podrán acceder a la aplicación abierta en sede electrónica de los registradores utilizando sistemas de identificación electrónica.
— Los sistemas de información y comunicación que se utilicen por registradores y notarios deberán ser interoperables entre sí para facilitar su comunicación e integración.
A continuación se resumen las principales novedades introducidas en las citadas leyes.
(i) Ley del Notariado (entrada en vigor el 9 de noviembre de 2023)
— Se regula el protocolo electrónico notarial, en el que tendrán reflejo informático las matrices de los instrumentos públicos. Se regula asimismo la sede electrónica notarial, general y única a nivel nacional, donde tendrán lugar todos los servicios digitales notariales, correspondiendo al Consejo General del Notariado su titularidad, desarrollo, gestión y administración.
— Se crea un índice único informatizado que dependerá del Colegio General del Notariado, con la agregación de los índices informatizados de los documentos protocolizados e intervenidos por cada notario. Corresponderá al Colegio General del Notariado la notificación a las administraciones tributarias de la información contenida en el índice único informatizado con trascendencia tributaria.
— Los notarios podrán expedir a través de la sede electrónica notarial copias autorizadas con su firma electrónica cualificada bajo las mismas condiciones que las copias en papel, así como copias simples electrónicas con mero valor informativo.
— Los siguientes actos y negocios jurídicos podrán otorgarse y autorizarse notarialmente por videoconferencia y mediante firma electrónica cualificada, a través de la sede electrónica notarial: a) pólizas mercantiles, b) constitución de sociedades, nombramientos y apoderamientos mercantiles, así como el otorgamiento de cualquier otro acto societario, siempre que en caso de contener aportaciones de los socios al capital social sean dinerarias, c) poderes de representación procesal (excepto poderes generales o preventivos), d) revocación de poderes (excepto los generales preventivos), e) cartas de pago y cancelaciones de garantías, f) actas de junta general, g) testimonios de legitimación de firmas, h) testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento, i) declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal, j) conciliación y k) aquellos actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente.
— Mediante comparecencia electrónica los interesados podrán realizar determinadas actuaciones, tales como aportar antecedentes para una posterior autorización de un documento notarial, otorgar electrónicamente determinados actos o negocios jurídicos, solicitar copias simples o autorizadas y solicitar que se identifiquen determinados documentos notariales en los que han intervenido.
— En cada Colegio Notarial se formará un Archivo General de Protocolos en el que se custodiarán de manera ordenada aquellos protocolos y libros registros de operaciones mercantiles y libros indicadores, que cuenten con una antigüedad de, al menos, cinco años.
— Los sistemas electrónicos notariales serán interoperables con los sistemas de la Administración de Justicia para el cumplimiento de las disposiciones previstas en las leyes procesales.
(ii) Código de Comercio (entrada en vigor el 9 de mayo de 2024)
El Registro Mercantil asegurará la interconexión con la plataforma central europea en la forma que se determine reglamentariamente, que permitirá el intercambio de determinada información sobre sociedades.
(iii) Ley Hipotecaria (entrada en vigor el 9 de mayo de 2024)
— Se regula una sede electrónica general y única a nivel nacional, cuya titularidad, desarrollo, gestión y administración corresponderá al Colegio de Registradores de la Propiedad Mercantiles y de Bienes Muebles de España, a través de la que se podrá presentar, tramitar y acceder a toda la información y a los servicios registrales disponibles.
— Todas las comunicaciones con ciudadanos y organismos se realizarán preferentemente por vía telemática. Todas las personas físicas y jurídicas podrán relacionarse directamente con el Registro de la Propiedad y con el Registro Mercantil y de Bienes Muebles por medios electrónicos y así podrán presentar documentos, obtener certificaciones electrónicas de los documentos que formen parte de procedimientos registrales en los que tengan la condición de interesado, solicitar información de cuantas vicisitudes afecten a sus derechos inscritos, realizar consultas, formular solicitudes, manifestar consentimientos, efectuar pagos, y recurrir los actos registrales de acuerdo con lo dispuesto en esta ley.
— Las resoluciones y certificaciones registrales, y en general cualquier documento que deba ser firmado por el registrador, así como los asientos electrónicos, se firmarán con su firma electrónica cualificada.
— La publicación de actos y comunicaciones que, por disposición legal o reglamentaria deban efectuar los registradores en tablón de anuncios o edictos, se realizará a través de la sede electrónica del Colegio de Registradores de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles de España.
— Se crea una base de datos auxiliar para la gestión registral y un repositorio electrónico con información actualizada de las fincas.
— Los sistemas electrónicos registrales serán interoperables con los sistemas de la Administración de Justicia para el cumplimiento de las disposiciones previstas en las leyes procesales.
(iv) Ley 24/2001, de 27 de diciembre de Medidas fiscales, administrativas y del orden social (entrada en vigor el 9 de mayo de 2024)
— Se regula la utilización por los registradores de sistemas de videoconferencia para el ejercicio de sus funciones públicas.
— Los interesados podrán acceder a la aplicación abierta en sede electrónica de los registradores utilizando sistemas de identificación electrónica.
— Los sistemas de información y comunicación que se utilicen por registradores y notarios deberán ser interoperables entre sí para facilitar su comunicación e integración.
