¿Puede la empresa establecer un «protocolo» de vacaciones?

De acuerdo con el artículo 38.2 del Estatuto de los Trabajadores, «el periodo o periodos de su disfrute se fijará de común acuerdo entre el empresario y el trabajador, de conformidad con lo establecido en su caso en los convenios colectivos sobre planificación anual de las vacaciones. En caso de desacuerdo entre las partes, la jurisdicción social fijará la fecha que para el disfrute corresponda y su decisión será irrecurrible. El procedimiento será sumario y preferente». ¿Hasta qué punto puede la empresa dictar normas para organizar las vacaciones de su personal?

La sentencia del Tribunal Supremo (STS) 142/2026, de 9 de septiembre, analiza el conflicto generado en una empresa en la que se dicta, de forma unilateral, una «normativa» sobre vacaciones. En ella se recogen, entre otros, aspectos como los siguientes: a) la manera en que deben presentarse las solicitudes en cuanto a las fechas, la forma (vía web) y los trabajadores en situaciones especiales (por ejemplo, baja por enfermedad o ciertos permisos); b) se advierte de que en la solicitud deberá elegirse «la quincena del periodo estival, período en el que se han de disfrutar dos semanas; así como las dos semanas restantes, una en el primer semestre y otra en el segundo. Igualmente solicitarán las semanas de ambos semestres quienes renuncien al periodo estival. Exigiendo en cada período tres opciones, tanto para la primera vuelta como para la segunda»; c) se establecen criterios de elección y reconocimiento de vacaciones, que se aplicarán por departamentos y turnos siguiendo el orden alfabético a partir de la letra «V»; del mismo modo, se prevé la distribución de vacaciones por períodos y quincenas, con especial atención a las personas trabajadoras con cargas familiares; d) se incluye la posibilidad de modificar, cambiar o permutar los períodos de vacaciones, sin que el porcentaje de trabajadores que pueden acogerse a ella supere el tres por ciento de la plantilla; e) se establecen criterios especiales en relación con el periodo estival, tanto para los trabajadores que renuncien a dichos períodos como para el caso de que queden semanas disponibles; asimismo, se incluye una «bolsa de cargas familiares», con un sistema específico de asignación de vacaciones y rotación en años sucesivos, y f) por último, se establece un régimen específico de elección y asignación de días sueltos.

Conviene advertir que el convenio colectivo sectorial aplicable reconoce expresamente que el disfrute de las vacaciones deberá fijarse de común acuerdo entre el empresario y la persona interesada, quien conocerá las fechas que le correspondan al menos dos meses antes del comienzo de su disfrute. Y es precisamente la compatibilidad de este «Protocolo sobre vacaciones» con la normativa legal y convencional la que da lugar a esta resolución judicial. La Sala de lo Social estima que, si bien es cierto que se requiere el acuerdo de las partes para fijar el período de disfrute de las vacaciones, también lo es que dicho acuerdo puede alcanzarse por múltiples vías, «sin que exista exigencia alguna que imponga una negociación personalizada con cada persona trabajadora, ciertamente difícil cuando no impracticable cuando se trata de empresas como la ahora considerada que, tal como se dice en la sentencia de instancia, cuenta con una plantilla de aproximadamente 500 personas. Por el contrario, lo decisivo es que cada persona trabajadora pueda formular su petición, que la empresa la tenga en consideración, que pueda existir una coincidencia entre las partes y que, de no existir, quede expedita la posibilidad de la persona trabajadora de oponerse a la decisión de su empleadora» (fundamento jurídico [FJ] 5).

La Sala considera necesario distinguir en este punto entre las decisiones empresariales de carácter general o «protocolos» y aquellas otras que tienen una aplicación estrictamente individual. Las primeras constituyen, según la Sala, meros criterios de gestión y ordenación de las peticiones de vacaciones; las segundas implican una predeterminación del período vacacional. Estas últimas exigirán una negociación previa, ya sea con cada persona trabajadora, ya con la representación legal de los trabajadores, mientras que las primeras no precisan negociación alguna. Como ya señaló la STS 533/2021, de 18 de mayo, «el común acuerdo entre el empresario y la persona interesada al que se refieren aquellos preceptos a los que acude la parte recurrente no es limitativo de las formas en las que la conciliación de los intereses de las partes puede obtenerse» (FJ 2). Por lo tanto, entiende la Sala que, «si un protocolo empresarial relativo a vacaciones incorpora criterios de recepción, gestión, ordenación e incluso decisión de las solicitudes de sus trabajadores relativas al disfrute de vacaciones de acuerdo con la normativa aplicable, no se requiere negociación ni acuerdo con la legal representación de aquellos. Solo se precisará el acuerdo, ya sea personalizado con cada interesado, ya general con la legal representación de los trabajadores, si aquellos criterios implican una predeterminación en la fijación de los periodos vacacionales contrarios a lo previsto en la ley o el convenio colectivo aplicable en cada caso» (STS 142/2026, de 9 de septiembre, FJ 5).

Pues bien, en este caso se considera que la empresa implanta un sistema de presentación de solicitudes, de ordenación por departamentos y turnos y de aplicación de la preferencia por orden alfabético, con previsión de supuestos especiales, incluidas las cargas familiares. Del mismo modo, se prevén la posibilidad de permutar períodos, una bolsa de cargas familiares y particularidades para los periodos estivales y la gestión de los días sueltos. Ninguno de estos elementos contraviene lo dispuesto en la normativa legal o convencional (esta última contiene dos previsiones obligatorias —a saber, que las vacaciones serán de treinta y dos días naturales y que catorce días continuados se disfrutarán preferentemente en período estival— y otras dos potestativas —que las vacaciones podrán dividirse en períodos de siete días continuados, así como en cuatro días sueltos, separada o conjuntamente—). El Protocolo en cuestión no solo no incumple las previsiones obligatorias, sino que, además, amplía las potestativas al permitir, por ejemplo, permutas o bolsas de vacaciones no previstas en la norma convencional. Incluso se considera que el «Protocolo» supone una garantía frente a la actuación discrecional de la empresa cuando concurran solicitudes y esta tenga que imponer ineludibles criterios organizativos y de coordinación, porque los «protocolos» «aportan transparencia y objetividad a los criterios utilizados para adoptar la correspondiente decisión que, de otro modo, serían desconocidos» (FJ 5). Ello no significa que no existan previsiones en el Protocolo que no se ajusten a la normativa legal o convencional. Así ocurre cuando se obliga a la persona trabajadora a situar dos semanas de vacaciones fuera del período estival, una en el primer semestre y otra en el segundo, porque esta imposición empresarial constituye una previsión imperativa no deducible de lo dispuesto en el convenio colectivo y supone una restricción de la capacidad de decisión individual del trabajador, tal y como ya estableció la Sala en las SSTS 533/2021, de 18 de mayo, y 976/2024, de 3 de julio.

Por consiguiente, el Protocolo diseñado unilateralmente por la empresa no merece objeción alguna, en tanto que instrumento de gestión organizativa de la actividad productiva, siempre que no suponga una contravención directa o indirecta de normas legales o convencionales.