Cancelación del asiento de depósito de cuentas anuales

El administrador único de una sociedad de responsabilidad limitada solicitó del Registro Mercantil la «retirada de los depósitos de cuentas» correspondientes a tres ejercicios anteriores. Se argumentaba en la instancia que las correspondientes cuentas anuales no habían sido aprobadas por la junta general y que se habían presentado para su depósito por error.

La registradora mercantil rechazó la solicitud por estar los depósitos bajo la salvaguardia de los tribunales. El posterior recurso de la sociedad afectada fue desestimado por la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública en su Resolución de 4 de marzo de 2024 (BOE del 27 de marzo).

La Dirección General comenzó señalando que el verdadero objeto del expediente era determinar si, una vez depositadas las cuentas de una sociedad en el Registro Mercantil, puede procederse a la cancelación del correspondiente asiento a la vista de la manifestación del administrador de que, en realidad, las citadas cuentas nunca llegaron a ser aprobadas en junta. Es de destacar que el centro directivo se preocupó de precisar que, pese a lo señalado en la solicitud y en el recurso, de lo que realmente se trataba era de una cancelación, y no de una «retirada» de las cuentas, concepto que no existe en el procedimiento registral una vez practicado el asiento solicitado.

Seguidamente recordó que los asientos registrales están bajo la salvaguardia de los tribunales, de manera que la rectificación de los asientos exige, bien el consentimiento del titular registral y de todos aquellos a los que el asiento atribuya algún derecho —lógicamente, siempre que se trate de materia no sustraída al ámbito de autonomía de la voluntad—, bien la oportuna resolución judicial recaída en juicio declarativo entablado contra todos aquellos a quienes el asiento que se trate de rectificar conceda algún derecho. En este caso concreto había que estar a lo dispuesto en el artículo 40 de la Ley Hipotecaria y, más en particular, a lo establecido en su apartado (d), referente a la rectificación del registro por defectos en el título inscrito, según el cual: «Cuando la inexactitud procediere de falsedad, nulidad o defecto del título que hubiere motivado el asiento y, en general, de cualquier otra causa de las no especificadas anteriormente, la rectificación precisará el consentimiento del titular o, en su defecto, resolución judicial».

No se discutía, por consiguiente, la posibilidad de rectificar los asientos registrales para hacerlos coincidir con la realidad extrarregistral. Lo que había que decidir era, más bien, qué características debe reunir el título que ha de presentarse en el registro para que proceda efectivamente la cancelación del depósito practicado en su momento. Teniendo en cuenta, en todo caso, que la rectificación no se puede hacer «sin más», pues el sistema de publicidad registral impone la adopción de un mínimo de cautelas que eviten que la cancelación pueda generar efectos no deseados (en perjuicio de terceros o contrarios a la Ley).

Pues bien, según la Dirección General, en lo que respecta a la cancelación del asiento de depósito de cuentas, dichas cautelas se traducen en la necesidad de que el título en que se base la rectificación sea el mismo que permite el depósito (art. 279 Ley de Sociedades de Capital). Lo que viene a significar que la persona que ostenta la competencia para certificar los acuerdos de los órganos colegiados ha de expedir una certificación en la que: (a) se exprese la causa que justifica la cancelación solicitada (en el caso, debería haberse indicado que, conforme al contenido del acta de la junta, las cuentas anuales no llegaron a ser aprobadas) y (b) se manifieste que se consiente la cancelación de los asientos posteriores que se hubieran practicado a favor de la sociedad (y que no se habrían practicado de no haberse hecho el depósito), siempre que se refieran a actos propios de la sociedad y no deriven del ejercicio de derechos por terceros. Al actuar de esta manera —apuntó la Resolución reseñada— se evitará el cierre de la hoja registral (art. 378.5 Reglamento del Registro Mercantil).

Nada de lo anterior sucedió en el supuesto examinado. El administrador no enfocó correctamente el objeto de su solicitud (que había de ser la cancelación de los asientos de depósito realizados, y no la «retirada» de las cuentas), ni consintió la eventual cancelación de otros asientos practicados. En rigor, tampoco certificó el acta de la junta general correspondiente para acreditar adecuadamente la causa alegada como justificativa de la rectificación, que no era otra que la no aprobación de las cuentas anuales en las referidas asambleas. Procedía, por tanto, confirmar la nota de calificación impugnada.